日本版SOX法適用から1年 文書管理は「法対応」から「企業力UP」へ
日本版SOX法が適用された最初の年度を終え、多くの企業ではようやく緊張が解けながらも、この1年で明るみになった課題に対する解決策の検討という作業段階に移りつつあることだろう。新制度の導入にあわせて「法対応に充分な整備を急いだ」という感想を持った企業も少なくないと考えられるが、2年目以降は自社の業務ニーズに合わせて作り上げた仕組みをいかに活用していくかが重要。厳しい経済状況だからこそ、一つひとつの取組みについて、企業価値向上のチャンスがないかを探る視点が求められている。
http://japan.cnet.com/extra/fujixerox_200909/story/0,3800099977,20398541,00.htm
内部統制イコール「財務報告の信頼性確保、文書化」というイメージを持たれることも多く、社内に存在するさまざまな文書をどのように管理・運用していくかが日本版SOX法対応の要であることは広く認識されている。しかし、ドキュメントにまつわる幅広い商品・サービスを提供している富士ゼロックスは、単に制度への対応を支援するだけではなく、企業体質の強化にもつながるソリューションを用意している。
日本版SOX法適用の2年目以降では、法対応だけでなく企業価値向上につなげていく視点が求められる
求められるのは「プロセスの可視化・標準化」
豊富な経験を持つ富士ゼロックスがサポート 現代の企業は、コンプライアンスや事業継続、製品安全、情報漏えいといった課題やリスクに直面している。社内のドキュメントプロセスを見直し、プロセスの可視化・標準化を図ることで、内部統制の強化を行ないながら、前述のリスクについて十分な説明責任を果たせる企業体質を作り上げる――これが、富士ゼロックスからの提案だ。
しかし、一口にドキュメントプロセスの見直しと言っても、社内全体におよぶ統合的な文書管理の仕組みを持つ企業ばかりではない。社内にどのような文書がどれだけ存在し、そのうち内部統制に関連するものはどれか、それらの文書が適切に管理されているか、どのように管理すべきかといった問いに即答できる企業となると、現時点ではまだまだ少数だろう。
富士ゼロックスでは米国ゼロックス社のノウハウに学びながら、2006年には文書化に着手するなど早くから日本版SOX法対応に取組み、試行錯誤や失敗を含め多くの知見を蓄積してきた。そうした経験を持つ富士ゼロックスのスタッフがドキュメントプロセスの見直しをサポートする。具体的には、社内で流通・保存されている文書の種類や量を調査し、そのうえで「内部統制必要項目の洗い出し」「プロジェクト運用ルールの決定」「電子化できる証憑の確定」「業務フローの仕様確定」といった流れで、文書の管理・流通ルールの策定を支援していく。
あらゆる組織に合ったシステムをワンストップで提供 文書の管理・流通ルールを策定したならば、それに基づいたドキュメントフローを実現するITシステムの設計に入る。富士ゼロックスでは、組織によって異なるニーズや環境に対応するための多様な商品群を用意しているが、中でも内部統制に関しては、「e-RM(electronic-Records Management)」のコンセプトのもと、意思決定や業務プロセスに関するデータと、そのエビデンスとなる証憑書類を電子的にひも付けて管理することを提唱している。
万が一情報漏えいなどの事故が発生した場合、速やかな原因究明・復旧と同時にステークホルダーに対しての説明責任が求められるが、e-RMはデータとエビデンスを一元的に管理し、その管理情報自体を記録することで、説明責任や透明性を実現している。このe-RMのコンセプトをベースに、内部統制プロジェクト支援ソフトウエア「Apeos PEMaster」、文書管理・活用ソフトウエア「Apeos PEMaster Evidence Manager」、デジタル複合機「ApeosPort」シリーズなどをユーザーの環境に応じて連携させることで、さまざまな課題に対応している。
富士ゼロックスの強みは、単に多くの商品やサービスを有していることだけではない。ユーザーの経営課題を抽出する段階から、構築したシステムの運用・活用の仕方まで、ドキュメントに関するユーザーのあらゆる要望に対応する力を持ち、企業力向上の源泉として提案できることが最大の特徴だ。
財務報告の厳格化が、内部統制のゴール地点ではない。構築した仕組みを全社で活用し、企業の業務が適正かつ効率的に行なわれる体制を確立することが、本来の目的である。富士ゼロックスの統合文書管理ソリューションは、その要請に十二分に応えてくれる。
企業において起こり得るリスクについて説明責任を果たせるよう、社内体制や業務フローの整備・運用を支援する ※クリックで拡大画像表示
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